Vor einem guten Jahr hat die Finanzverwaltung mit den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) ihre Auffassung zu diesem Thema in einem Schreiben veröffentlicht. Nach nunmehr einjähriger Praxiserfahrung kristallisiert sich unter anderem die Frage der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in diesem Zusammenhang als ein Problem heraus. Die Definition von aufzubewahrenden und aufzuzeichnenden Unterlagen ist zwar gemäß § 140 AO unverändert, jedoch rückt aufgrund der expliziten Nennung in den GoBD nun ein tatsächlich erheblich breiteres Spektrum in den Fokus der Finanzverwaltung. Wurden bislang vor allem „steuerlich relevante“ Daten im engeren Sinne angefordert, stehen jetzt alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen im Mittelpunkt.
Hierzu gehören nach den Ausführungen der Finanzverwaltung eben auch die aufgrund außersteuerlicher Aufzeichnungspflichten zu führenden Unterlagen sowie Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen erforderlich sind. Die Bandbreite umfasst somit insbesondere auch Unterlagen zur handelsrechtlichen Buchführung und Bilanzierung wie auch Stundenaufzeichnungen und Unterlagen mit nur teilweise steuerlich relevanten Aussagen, wie sie zum Beispiel auch in Due-Dilligence Berichten zu finden sind. Mithin hat sich der Umfang der Unterlagen, die aufzubewahren sind, eher erhöht, als vermindert. Selbstverständlich besteht auch für diese Unterlagen die Möglichkeit der digitalen Aufbewahrung.
