03
Jul
2015

Managerhaftung / D&O-Versicherung

Beweisrisiken für Vorstände und Geschäftsführer in Haftungsprozessen

Dr. Hans Jürgen HillingEva Homborg

Für Vorstände und Geschäftsführer besteht in einem gegen sie gerichteten Haftungsprozess die Gefahr zu unterliegen, obwohl sie keinen Fehler gemacht haben. Die Verteidigung der Organmitglieder scheitert oftmals an Beweisschwierigkeiten wegen fehlender Unterlagen.


Prozessrisiko durch Beweisschwierigkeiten


Grundsätzlich haften Geschäftsführer bzw. Vorstände gegenüber der Gesellschaft persönlich und unbeschränkt, wenn sie ihre Sorgfaltspflichten verletzen und der Gesellschaft hieraus ein Schaden entsteht (§ 93 Abs. 2 AktG bzw. § 43 GmbHG). Aufgrund der gesetzlichen Beweislastverteilung muss nicht die Gesellschaft, sondern der Geschäftsführer bzw. Vorstand im Schadensersatzprozess darlegen und beweisen, dass er mit der erforderlichen Sorgfalt gehandelt hat, ihn kein Verschulden trifft oder der Schaden auch bei rechtmäßigem Alternativverhalten eingetreten wäre. Diese Beweislastumkehr trifft insbesondere ehemalige Organe schwer. Die zur Beweisführung nötigen Dokumente stehen dem Organ nach seinem Ausscheiden im Regelfall nicht mehr zur Verfügung. Wegen dieser Ausgangslage besteht regelmäßig die Gefahr, dass ein beklagtes Organmitglied in einem Schadensersatzprozess aufgrund von Beweisschwierigkeiten unterliegt, auch wenn eine Sorgfaltspflichtverletzung tatsächlich nicht vorliegt.


Gesetzliche Einsichts- und Auskunftsrechte nicht ausreichend


Den ausgeschiedenen Organmitgliedern stehen zwar grundsätzlich Einsichts- und Auskunftsrechte gegenüber der Gesellschaft zu, um erforderlichenfalls den Entlastungsbeweis im Prozess führen zu können. Der Umfang und die Grenzen der Einsichts- und Auskunftsrechte sind allerdings umstritten. Jedenfalls wird ein Gericht die Vorlage von Unterlagen durch die Gesellschaft im Einzelfall nur anordnen (§§ 421 f. ZPO), wenn das beklagte Organmitglied ganz konkret vortragen kann, um welche Dokumente es sich handelt, in welchem Bezug diese zu den erhobenen Vorwürfen stehen und inwieweit sie zur Entlastung des Organmitglieds geeignet sind. Kann das Organmitglied diesen Anforderungen nicht gerecht werden, etwa weil die Geschehnisse Jahre zurückliegen und dem Organmitglied keinerlei Aufzeichnungen über die Vorgänge vorliegen, laufen die Einsichts- und Auskunftsrechte erfahrungsgemäß ins Leere.


Vertragliche Lösungen zum Schutz des Organmitglieds


Geschäftsführer und Vorstände sollten sich deshalb durch vertragliche Gestaltungen – am besten bereits im Anstellungsvertrag, notfalls auch in einer Aufhebungsvereinbarung am Ende der Organtätigkeit – dagegen absichern, dass sie lediglich aufgrund unzureichender Verteidigungsmittel in einem – auch unberechtigten – Haftungsprozess unterliegen könnten.


Zunächst einmal muss vertraglich sichergestellt werden, dass die Gesellschaft relevante Unterlagen nicht vor Ablauf der Verjährungsfristen für Schadensersatzansprüche gegen Organmitglieder (fünf Jahre, im Fall von börsennotierten Aktiengesellschaften zehn Jahre) vernichtet.


Des Weiteren sollte sich das Organmitglied ein umfassendes Auskunfts- bzw. Einsichtnahmerecht in die Unterlagen der Gesellschaft – in Bezug auf seine Amtszeit und für den Fall der Inanspruchnahme des Organmitglieds durch die Gesellschaft – zusichern lassen. Damit das Organmitglied sein Auskunfts- bzw. Einsichtsrecht effektiv ausüben kann, wäre eine Vereinbarung hilfreich, nach der das Organmitglied vor seinem Ausscheiden einen aussagekräftigen Index über alle relevanten Dokumente aus seiner Amtszeit erstellen und diesen Index auch nach seinem Ausscheiden behalten darf. Durch Abstimmung eines solchen Indexes wird späterer Streit darüber vermieden, ob die von dem Organmitglied zur Beweisführung angefragten Dokumente bei der Gesellschaft überhaupt existieren. Dem Organmitglied würde hierdurch auch erleichtert, die benötigten Dokumente konkret zu bezeichnen, so dass das Gericht die Vorlage der Dokumente im Prozess anordnen wird.


Alternativ könnten die Parteien auch vereinbaren, dass das Organmitglied während seiner Amtszeit bzw. anlässlich seines Ausscheidens eine Dokumentensammlung anlegen darf, in der alle aus Sicht des Organmitglieds relevanten Dokumentationen der Entscheidungsprozesse und -grundlagen enthalten sind. Die relevanten Dokumente könnten auf einem Datenträger gespeichert und dieser bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen bei einem Treuhänder (z.B. einem Notar) hinterlegt werden, der dem Organmitglied im Fall einer Inanspruchnahme durch die Gesellschaft Einsicht in die Dokumentensammlung gewährt.


Siehe auch: „Absicherung von Vorständen und Geschäftsführern in Haftungsfällen durch D&O-Versicherung?“ 

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