Bereits im Februar 2019 hat der BFH in einer nun veröffentlichten Entscheidung indirekt zur Frage Stellung genommen inwieweit ein Wirtschaftsprüfer bzw. Steuerberater Unterlagen des Mandanten, die über die Arbeitspapiere des Wirtschaftsprüfers bzw. Steuerberaters hinausgehen, aufbewahren muss. Grundsätzlich gilt, dass diese nur solche Unterlagen aufbewahren müssen, die erforderlich sind um die entsprechenden Arbeitsschritte nachzuvollziehen. Weiterführende Unterlagen, wie beispielsweise erläuternden Schriftverkehr und Hintergrundinformationen müssen demnach grundsätzlich nicht aufbewahrt werden. Es genügt demnach eine „schlagwortartige“ Ablage.
Im entschiedenen Fall hatte ein Steuerberater Rückstellungen für die Aufbewahrung von Mandantenunterlagen gebildet. Diese hatte er im Zusammenhang mit der Erstellung von Abschlüssen und Steuererklärungen erhalten. Es handelt sich ausschließlich um Unterlagen, die er vom Mandanten erhalten hat. Der BFH hat letztinstanzlich entschieden, dass eine Rückstellung nicht gebildet werden darf, da es weder eine vertragliche Vereinbarung (z. B. Mandantsvereinbarung), noch eine gesetzliche Grundlage für den Steuerberater gibt, solche Unterlagen aufzubewahren. In der Praxis dürfte dies den wesentlichen Teil der Abschlussunterlagen betreffen. Als Faustformel gilt: Alles, was nach Beendigung eines Mandats herausgabepflichtig wäre, ist diesem Kreis von Unterlagen grundsätzlich zuzuordnen.
Der BFH hat zwar im vorliegenden Fall für einen Steuerberater entschieden. Aufgrund der nahezu wortgleichen Gesetztexte dürfte die Entscheidung aber auch 1:1 auf Wirtschaftsprüfer anwendbar sein.