15
Mar
2019

Vermögensnachfolge

Bye Bye Apostille: Neue Verordnung fördert Freizügigkeit in der EU

Meike Isabel Bever, LL.M.

Seit dem 16.02.2019 gilt die EU-Verordnung 2016/1191. Danach können bestimmte öffentliche Urkunden eines Mitgliedstaats – insbesondere aus dem Bereich Personenstand und Meldewesen – nunmehr ohne weitere Förmlichkeit in anderen Mitgliedstaaten verwendet werden. Insbesondere bedarf es dafür keiner Apostille mehr. Auch die Verwendung beglaubigter Übersetzungen wird durch die neue EU-Verordnung vereinfacht beziehungsweise mitunter ganz entbehrlich. Für Millionen EU-Bürger, beispielsweise solche, die in einem anderen Mitgliedstaat leben als ihrem Herkunftsland, reduziert das den Verwaltungsaufwand beträchtlich.

In den nächsten zwei Jahren wird geprüft, ob der Anwendungsbereich der Verordnung erweitert werden soll, und zwar unter anderem auf öffentliche Urkunden über die Rechtsform und die Vertretung von Gesellschaften.

Freier Verkehr bestimmter öffentlicher Urkunden
Die Verordnung knüpft an verschiedene völkerrechtliche Übereinkommen an, die bestimmte öffentliche Urkunden im grenzüberschreitenden Rechtsverkehr bereits seit einiger Zeit von der Notwendigkeit einer besonderen Echtheitskontrolle (Legalisierung bzw. Apostillierung) entbinden.

Die Verordnung erweitert diese Regelungen. Sie stellt in der EU nunmehr einen flächendeckenden freien Verkehr von öffentlichen Urkunden über bestimmte Sachverhalte sicher.

Erfasst sind unter anderem Geburts- und Sterbeurkunden, Heiratsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse.

Will ein deutscher Staatsangehöriger also beispielsweise in Malta heiraten, müssen die maltesischen Behörden nach der Verordnung die von deutschen Behörden ausgestellte Urkunde über seine Ehefähigkeit (Ehefähigkeitszeugnis) akzeptieren. Weder in Deutschland noch in Malta wird die Echtheit der Urkunde kontrolliert. Umgekehrt müssen deutsche Stellen Urkunden über die Ehefähigkeit eines Staatsangehörigen aus einem anderen EU-Mitgliedstaat annehmen.

Gleiches gilt zum Beispiel für die Vorlage einer Sterbeurkunde, die erforderlich werden kann, wenn eine Person verstirbt und ihr Nachlass einen Bezug ins EU-Ausland aufweist.

Wichtig: Die Verordnung lässt allein das Verfahren zum Nachweis der Echtheit der Urkunde entfallen. Sie beinhaltet keine Pflicht der Mitgliedstaaten, die rechtlichen Wirkungen des Inhalts öffentlicher Urkunden anzuerkennen.

Beglaubigte Kopien
Für beglaubigte Kopien der vorgenannten Urkunden gilt Entsprechendes. Auch sie können ohne Echtheitsprüfung in anderen EU-Mitgliedstaten verwendet werden.

Außerdem legt die Verordnung fest, dass beglaubigte Kopien aus dem Ursprungsmitgliedstaat vorgelegt werden können, wenn das Recht des Zielmitgliedstaats die Vorlage einer beglaubigten Kopie (statt des Originals) genügen lässt. Es stellt sich also insoweit künftig nicht mehr die Frage, ob eine ausländische Beglaubigung den inländischen Formvorschriften genügt.

Beglaubigte Übersetzungen und mehrsprachige Formulare
Auch in puncto Übersetzung sieht die Verordnung ein System der gegenseitigen Anerkennung vor:
Wird im Ursprungsmitgliedstaat eine beglaubigte Übersetzung einer von der Verordnung erfassten Urkunde angefertigt, müssen die Behörden anderer Mitgliedsstaaten diese Übersetzung annehmen.

Zugleich führt die Verordnung für bestimmte Urkunden mehrsprachige Formulare ein. Sie dienen als Übersetzungshilfe und werden der öffentlichen Urkunde von der ausstellenden Behörde auf Antrag und gegen eine geringe Gebühr beigefügt. Das mehrsprachige Formular kann dann im EU-Ausland zusammen mit der Urkunde vorgelegt werden. Eine Übersetzung der Urkunde ist daneben grundsätzlich nicht mehr erforderlich.

Schutz vor Fälschungen über IMI
Flankiert werden die neuen Regelungen durch ein System der grenzüberschreitenden Verwaltungszusammenarbeit auf Basis des IT-gestützten Binnenmarkt-Informationssystems (IMI). Bei Zweifeln an der Echtheit ausländischer Urkunden können diese über das IMI mit Mustern verglichen werden, die jeder Mitgliedstaat für seine am häufigsten verwendeten Urkunden dort hinterlegt. Auch Anfragen der mit der zweifelhaften Urkunde befassten Behörden im Ausstellungsstaat sind möglich und müssen dort innerhalb nur weniger Tage bearbeitet werden.

Praxishinweis
Wer deutsche Urkunden im EU-Ausland verwenden möchte oder in Deutschland Urkunden aus dem EU-Ausland vorlegen muss, sollte prüfen, ob er von den Vereinfachungen der Verordnung 2016/1191 Gebrauch machen kann. Gegebenenfalls sollte bei der ausstellenden Behörde ein mehrsprachiges Formular beantragt werden. 

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