Die Dokumentationspflichten nach dem MiLoG ergänzen die allgemeinen Aufzeichnungspflichten nach dem Arbeitszeitgesetz und sollen eine effiziente Kontrolle des Mindestlohns durch die Zollbehörden ermöglichen. Aufgrund der aufgeregten Reaktionen zum „Bürokratie-Monster“ (vgl. Die Welt, 12.04.2015) sind bereits einschränkende Verordnungen ergangen:
Dokumentationspflichten nach dem MiLoG
Die Dokumentationspflichten gelten für Arbeitgeber von geringfügig Beschäftigten i. S. v. § 8 Abs. 1 SGB IV und von Arbeitnehmern, die in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweigen beschäftigt werden. Eine Ausnahme gilt für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten gem. § 8a SGB IV. Zu den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweigen zählen u. a. das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe.
Gemäß § 17 Abs. 1 MiLoG sind Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit (einschließlich Pausen) in deutscher Sprache spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages zu machen. Besondere Formvorschriften sieht das Gesetz nicht vor, so dass bspw. Stundenzettel, Stempeluhrkarten, Lohnlisten sowie ein elektronisches Zeiterfassungssystem in Betracht kommen. Eine Übertragung auf den Arbeitnehmer ist zulässig, jedoch muss der Arbeitgeber stichprobenartig die Aufzeichnungen überprüfen. Die Aufzeichnungen und Unterlagen, die erforderlich sind, um die Einhaltung des Mindestlohns zu kontrollieren. Sie sind für die gesamte Dauer der tatsächlichen Beschäftigung der Arbeitnehmer in Deutschland, mindestens aber für die Dauer der gesamten Werk- und Dienstleistung, jedoch nicht länger als zwei Jahre bereitzuhalten. Zu den Unterlagen, die zur Kontrolle des Mindestlohns durch den Zoll erforderlich sind, zählen insbesondere der Arbeitsvertrag, gegebenenfalls mit Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, Lohnabrechnungen, Arbeitszeitnachweise, Quittungen sowie Kontoauszüge. Sofern besondere Vergütungsbestandteile auf den Mindestlohnanspruch angerechnet werden, müssen Belege dazu ebenso wie Unterlagen zum Arbeitszeitkonto bereitgehalten werden.
Verordnungen
Ausnahmen sehen bisher folgende Verordnungen vor (Stand: 26. Juni 2015):
- Nach der MiLoDokV gelten die Dokumentationspflichten nicht für Arbeitnehmer, deren verstetigtes regelmäßiges Monatseinkommen brutto EUR 2.958,00 überschreitet und für die der Arbeitgeber seine nach § 16 ArbZG bestehenden Verpflichtungen zur Aufzeichnung der Überstunden und Aufbewahrung der Aufzeichnungen einhält.
- Die MiLoAufzV verkürzt die Dokumentationspflichten für ausschließlich mobile Tätigkeiten. Für Arbeitgeber von Beschäftigten, die ausschließlich mobile Tätigkeiten ausüben (z.B. Zustelldienste, Personenbeförderung, Abfallwirtschaft), keine konkreten Vorgaben zur täglichen Arbeitszeit haben und ihre Arbeitszeit selbst einteilen können, ist es ausreichend, die Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren.
Praxishinweis
Da die Dokumentationspflichten nach dem MiLoG nicht nur für die Branchen des § 2a SchwarzArbG gelten, sondern ebenfalls für geringfügig Beschäftigte, sind beinahe sämtliche Arbeitgeber davon betroffen. Außerdem gelten im Anwendungsbereich des Arbeitnehmerentsende- oder Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes ebenfalls Melde- und Dokumentationspflichten unabhängig vom MiLoG. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat in einer Meldung am 30.06.2015 angekündigt, die Dokumentationspflichten per Verordnung weiter zu erleichtern. Danach sollen die Aufzeichnungspflichten in Zukunft bei einem regelmäßigen Arbeitsentgelt von EUR 2.000,00 brutto entfallen, sofern das sich hierausergebende Nettoentgelt jeweils für die letzten zwölf Monate regelmäßig ausgezahlt worden ist.
Siehe auch: "Hier klicken für den Gesetzestext der MiLoDokV"; "Hier klicken für den Gesetzestext der MiLoAufZV"; "Sechs Monate nach Einführung des Mindestlohns- Bestandsaufnahme des BMAS"
Autor: Dr. Arietta von Stechow
