01
Feb
2022

Rechnungslegung

Frühjahrsputz im Rechnungswesen

Michael Kapitza

Mit dem Jahreswechsel 2021/2022 dürfen bestimmte Unterlagen vernichtet werden. Das Handelsgesetzbuch hat in § 257 Absatz 4 geregelt, dass Jahresabschlüsse und die Belege für die Buchführung für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren sind. Empfangene oder abgesandte Handelsbriefe oder Wiedergaben von solchen sind für sechs Jahre aufzubewahren. 

Wichtig: Maßgeblich für den Start der zehn Jahre ist das Datum der letztmaligen Verwendung. Also beispielsweise für den Jahresabschluss 2016 das Jahr 2017. Für 2021 würde dies bedeuten, dass (bei regelkonformer Aufstellung) die zehn Jahre den Jahresabschluss 2010 betreffen, der in 2011 aufgestellt wurde. 

Der Begriff „Belege für die Buchführung“ ist im Zweifel weit auszulegen und umfasst neben den Ein- und Ausgangsrechnungen auch Arbeitsanweisungen, Organigramme und Inventarlisten. 

In den sechs Jahres Zeitraum fallen u. a. Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. 

Steuerlich muss anders gerechnet werden. Die Frist beginnt in dem Jahr, in dem die Veranlagung erfolgte. Es ist hier also auf die Steuererklärung bzw. den Steuerbescheid abzustellen. Gewöhnlich dürfte bei fristgerechter Abgabe eine Änderung des Steuerbescheides nach vier bzw. fünf Jahren nicht mehr möglich sein. Damit sind die steuerlich relevanten Belege entbehrlich. Faktisch sind die Belege jedoch zu denen der handelsrechtlichen Rechnungslegung identisch und insoweit greift die längere Frist aus dem Handelsgesetzbuch. 

Übrigens: Die Fristen gelten auch für digitale oder digitalisierte Unterlagen. Die Herausforderung ist es dabei die technische Sichtbarmachung der Belege zu erhalten.

» zur Übersicht