Besteht die Geschäftsführung einer GmbH aus mehreren Personen (für den Vorstand der AG gelten die nachfolgenden Ausführungen entsprechend), sind diese meist nur gemeinschaftlich zur Geschäftsführung befugt. Dies bedeutet, dass alle Geschäftsführer über sämtliche Geschäftsführungsmaßnahmen gemeinsam beschließen müssen. Sie sind daher auch für alle Maßnahmen verantwortlich, was ein hohes Haftungsrisiko birgt.
Nicht nur aus Gründen einer effizienten Arbeitsteilung bietet es sich daher an, den einzelnen Geschäftsführern bestimmte Ressorts durch einen Geschäftsverteilungsplan zur alleinigen Erledigung zuzuweisen. Dadurch sinkt die Haftungsgefahr des einzelnen Geschäftsführers im Grundsatz signifikant, da er nicht mehr für sämtliche Angelegenheiten originär zuständig ist.
Doch diese Haftungserleichterung bleibt nicht ohne Tücken. Auch bei einer Geschäftsverteilung bleiben nämlich alle Geschäftsführer für die Geschäftsführung im Ganzen verantwortlich (sog. Grundsatz der Gesamtverantwortung). Nur der Inhalt ihrer Pflichten ändert sich: Die ressortzuständigen Geschäftsführer haften unmittelbar für Pflichtverletzungen in ihrem jeweiligen Ressort. Die ressortunzuständigen Geschäftsführer müssen aber ihre ressortzuständigen Kollegen laufend überwachen. Sie haften daher auch außerhalb ihres Ressorts, wenn sie ihre Überwachungspflichten verletzen. Ein für Vertrieb, Entwicklung und Produktion zuständiger Geschäftsführer kann somit z. B. – entgegen der weit verbreiteten Vorstellung – für Fehler im Geschäftsbereich Finanzen (etwa für die fehlerhafte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen) haften (vgl. OLG Düsseldorf, Urteil vom 16.09.2014 – I-21 U 38/14).
Ergeben sich Anhaltspunkte, dass der ressortzuständige Geschäftsführer sein Ressort nicht ordnungsgemäß führt, müssen die übrigen Geschäftsführer eingreifen. Sie können einer geplanten Maßnahme z. B. widersprechen. Wird ein Widerspruch eingelegt, muss die entsprechende Maßnahme unterbleiben, bis sie vom Gesamtgremium gebilligt wird. Die ressortunzuständigen Geschäftsführer können auch Einzelentscheidungen – und bei schweren Zweifeln auch den gesamten Aufgabenbereich – auf das Gesamtgremium übertragen, und damit das Heft des Handels selbst in die Hand nehmen.
Um die Überwachungspflichten erfüllen zu können, sind die Geschäftsführer gehalten, sich über alle wesentlichen Angelegenheiten der Gesellschaft außerhalb ihres eigenen Ressorts zu informieren. Zu diesem Zwecke stehen ihnen umfassende Informations- und Einsichtsrechte gegen den ressortzuständigen Geschäftsführer zu. Zumindest bei größeren Gesellschaften sollten die Geschäftsführer den Informationsaustausch in einem formalisierten Verfahren organisieren, z. B. durch ein gegenseitiges Berichtssystem. Dringend zu empfehlen ist, dass die Geschäftsführer sorgfältig dokumentieren, inwieweit sie ihrer Überwachungspflicht nachgekommen sind. Nur so kann in einem möglichen Haftungsprozess ein Fehlverhalten widerlegt werden. Auch ist zu beachten, dass nicht alle Aufgaben der Geschäftsleitung Gegenstand einer Geschäftsverteilung sein können. Die gesetzlich den Geschäftsführern ausdrücklich zugewiesenen Aufgaben, wie etwa die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung, zur Erstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes, zur Stellung eines Insolvenzantrages oder zur Einberufung der Gesellschafter-/Hauptversammlung können nicht einzelnen Geschäftsführern zur Durchführung zugewiesen werden. Gleiches gilt für grundsätzliche Maßnahmen der Unternehmensleitung, wie etwa die Unternehmensplanung, -koordination, -kontrolle und die Besetzung von Führungsstellen. Schließlich müssen auch Maßnahmen und Geschäfte, die für die Gesellschaft von besonderer Bedeutung sind oder mit denen ein außergewöhnliches Risiko einhergeht, wie z. B. die Ausgliederung wesentlicher Unternehmensteile oder umfangreiche Kreditgewährung, von allen Geschäftsführern gemeinsam beschlossen werden.
