13
Jan
2020

ArbeitsrechtUnternehmensteuerrecht

New Work: Tax & Labour – Die Übernahme von Umzugskosten für Mitarbeiter richtig gestalten

Melanie WeistStefanie DietrichGreta Groffy

Bei der Übernahme von Umzugskosten sollte der Arbeitgeber steuerliche und arbeitsrechtliche Aspekte beachten. Kürzlich hatte der BFH darüber zu entscheiden, ob  die vom Arbeitgeber übernommenen Umzugskosten für im Ausland tätige Arbeitnehmer, die aufgrund konzerninterner Funktionsverlagerungen ihren Wohnsitz ins Inland verlegten, einen Vorsteuerabzug für den Arbeitgeber begründen. Das Urteil bietet neben der umsatzsteuerlichen Thematik auch Anlass, „Umzugskosten“ in unserer Blog-Serie „New Work: Tax & Labour“ aufzugreifen.

Die Erstattung von Umzugskosten im Arbeitsverhältnis
Arbeitsrechtlich ist der Umzug des Arbeitnehmers – insbesondere bei Aufnahme einer neuen Beschäftigung – grundsätzlich Privatsache. Allein in dem Falle, dass der Ortswechsel betrieblich veranlasst ist und z. B. aufgrund einer Versetzung an einen unzumutbar weit entfernten Ort oder einer Verlegung des Betriebs erfolgt, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die erforderlichen Aufwendungen erstatten (§ 670 BGB analog). In anderen Fällen kann der Arbeitgeber die Erstattung der Umzugskosten vertraglich freiwillig zusagen, etwa um den Arbeitnehmer zum Vertragsschluss oder zur Aufnahme der Tätigkeit zu bewegen. Bei der vertraglichen Übernahme sollte sich der Arbeitgeber Rückzahlungsklauseln zu nutzen machen.

Steuerfreie Erstattung möglich
Muss der Arbeitnehmer aus beruflicher Veranlassung heraus seinen Wohnsitz verlegen, so können diese Aufwendungen durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, wenn die Umzugskosten die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen. Dem Arbeitgeber obliegt jedoch die Verpflichtung, zu prüfen, ob als Werbungskosten zu qualifizierende Umzugskosten vorliegen. Daneben besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer die Kosten ohne weitere Prüfung in der Höhe zu erstatten, die im öffentlichen Dienstverhältnis nach der jeweils geltenden Fassung der Umzugskostenvergütung höchstens gezahlt werden könnten.

Umsatzsteuerliche Aspekte
Dem vorsteuerabzugsberechtigten Arbeitgeber in Rechnung gestellte Umsatzsteuer berechtigt in der Regel zum Vorsteuerabzug. Jedoch scheidet ein Vorsteuerabzug aus, sofern bei Leistungsbezug feststeht, dass dieser ausschließlich an den Mitarbeiter für private Zwecke unentgeltlich weitergegeben werden soll. Der Bundesfinanzhof hat jedoch mit Urteil vom 06.06.2019 (V R 18/8) entschieden, dass Vorsteuern aus der Beauftragung eines Maklers zur Wohnungssuche für seinen Arbeitnehmer, die aufgrund einer konzerninternen Funktionsverlagerung aus dem Ausland in das Inland versetzt werden, abziehbar sind.

In selbigem Urteil kam der BFH auch zu dem Ergebnis, dass die übernommenen Kosten weder einen tauschähnlichen Umsatz noch eine unentgeltliche Wertabgabe zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer begründen. Das Finanzgericht und diesem folgend auch der BFH erkannten, dass ein Arbeitnehmerinteresse, einen neuen Familienwohnsitz zu begründen, hinter dem vorrangigen Unternehmensinteresse einer konzerninternen Funktionsverlagerung zurücktrat.

Im vorliegenden Fall hatte der BFH zwar nicht über Inlandsumzüge zu entscheiden, die vom BFH vertretene Rechtsauffassung sollte jedoch auch bei Inlandsumzügen zum Tragen kommen. Insoweit bleibt abzuwarten, wie die Finanzverwaltung auf die Rechtsprechung reagiert.

Hinweise für die Praxis
Zur Sicherung eines Vorsteuerabzugs aus den Umzugskosten hat der vorsteuerabzugsberechtigte Arbeitgeber stets darauf zu achten, dass die Verträge nicht zwischen dem Arbeitnehmer und dem Dienstleister abgeschlossen werden, sondern stets der Arbeitgeber Leistungs- und Rechnungsempfänger ist.

Ein Arbeitgeber sollte arbeitsrechtlich genau prüfen, ob er zur Zahlung der Umzugskosten gesetzlich verpflichtet ist. Bezüglich der Höhe sollte er – ggf. durch vertragliche Pauschalierungen – darauf achten, dass die steuerlichen Grenzen eingehalten werden. Bei einer freiwilligen, vertraglichen Kostenübernahme hat er die Möglichkeit, eine Rückzahlungsklausel zu vereinbaren. Dabei kann er den Arbeitnehmer allerdings höchstens drei Jahre lang an sich binden und die Höhe der Rückzahlungssumme darf ein Monatsgehalt nicht überschreiten.

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Hinweis:
Dieser Blogbeitrag erscheint in der fachübergreifenden Reihe „New Work: Tax & Labour“, die gemeinsam von unseren arbeitsrechtlichen und steuerlichen Beratern betreut wird.

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