05
Feb
2018

Kapitalmarktrecht

Praktischer Umgang mit Insiderlisten

Dr. Hans Mewes

Marktmissbrauchsregime setzt regulatorischen Rahmen beim Vorliegen von Insiderinformationen

In den Bereichen Insiderhandelsverbot, Ad-hoc-Publizität und Führen von Insiderlisten gilt seit knapp eineinhalb Jahren die europäische Marktmissbrauchsverordnung, die als unmittelbar geltendes Recht weite Teile des hiesigen Wertpapierhandelsgesetzes obsolet gemacht hat. Insbesondere wurde das Marktmissbrauchsregime dabei auch von Unternehmen, deren Aktien zu einem regulierten Markt bzw. einer Börse zugelassen sind, auf Unternehmen ausgeweitet, die ihre Aktien lediglich in den Freiverkehr einer Börse einbezogen haben. Auch die materiellen Anforderungen in den genannten Bereichen wurden in diesem Zusammenhang deutlich ausgeweitet – und nicht zuletzt mit einem erheblich verschärften Sanktionsrahmen versehen.

Eines der maßgeblichen Erfordernisse besteht insoweit darin, dass die betroffenen Unternehmen für den Zeitraum vom Vorliegen einer Insiderinformation bis zur „Beendigung“ dieser mittels der Veröffentlichung einer Ad-hoc-Mitteilung eine im elektronischen Format gestaltete Insiderliste führen und die im Umfeld der Insiderinformation tätigen Personen über das Insiderhandelsverbot sowie die hiermit verbundenen Sanktionsmaßnahmen belehren müssen. Dies kann „im Eifer des Gefechts“ – namentlich bei sich plötzlichen oder unerwartet einstellenden Insiderinformationen sowie bei verlängerten Insiderzeiträumen wegen des Aufschubs einer Ad-hoc-Veröffentlichung – zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand (Belehrung, Dokumentation und elektronisches Format) unter großem Zeitdruck führen. Hier empfiehlt sich die eine oder andere nachfolgend aufgezeigte prophylaktische Maßnahme im Hinblick auf einen erleichterten Umgang mit dem Insiderverzeichnis.

Zunächst stellt es eine gewisse Erleichterung dar, dass eine Insiderliste in Fällen erheblichen Zeitdrucks ggf. auch noch nach Veröffentlichung der entsprechenden Ad-hoc-Mitteilung angefertigt werden kann; dabei sollte eine Belehrung der in die Liste aufzunehmenden Personen aber tunlichst bereits vorher stattgefunden haben. Ebenfalls erleichternd wirkt sicherlich auch der Umstand, dass die Anfertigung bzw. formale Führung der Insiderliste auf einen externen Provider ausgelagert werden kann; allerdings bleibt im Rahmen eines solchen Outsourcings das kapitalmarktrechtlich verpflichtete Unternehmen auch weiterhin dem Grunde nach für die Einhaltung der gesetzlichen Erfordernisse verantwortlich. Zudem muss auch ein Provider zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Informationen „versorgt“ werden, um die Insiderliste ordnungsgemäß zu führen.

Weiterhin haben die verpflichteten Unternehmen die Möglichkeit, eine eigene Insiderliste für sog. permanente Insider zu führen. Die dort aufgeführten und belehrten Personen gelten generell als Insider und brauchen in konkreten insiderträchtigen Projekten nicht noch einmal belehrt und in eine Insiderliste aufgenommen zu werden. Die Krux ist hier allerdings, dass in eine solche Permanentliste auch tatsächlich nur Personen aufgenommen werden dürfen, die von jeglicher Insiderinformation im Unternehmen erfahren bzw. stets zum Kreis der betriebsinternen Insider gehören.

Überdies und typischerweise besteht daneben die Pflicht, in konkreten Insiderfällen bzw. in insiderrelevanten Projekten eine sog. ereignisbasierte Insiderliste zu führen. Hier sind die Personen aufzunehmen und entsprechend zu belehren, die tatsächlich Kenntnis von der betreffenden Insiderinformation erlangen bzw. in den betreffenden Projekten mitarbeiten; in diesen Personenkreis sind ggf. auch externe Dritte einzubeziehen, die in den betreffenden Projekten im Auftrag oder für Rechnung des verpflichteten Unternehmens tätig werden und von der Insiderinformation erfahren (beispielsweise Berater und Wirtschaftsprüfer – die dann auch entsprechende Insiderlisten für Ihre Häuser führen müssen). In die Insiderliste gehört dabei für die einzelnen Personen insbesondere auch der genaue Anfangs- und Endzeitpunkt der Kenntnis von der Insiderinformation sowie der Zeitpunkt der Belehrung. Dabei gilt erleichternd, dass eine Person, die bereits vormals – namentlich in einem früheren insiderrelevanten Projekt – entsprechend belehrt worden ist, nicht erneut belehrt zu werden braucht; hier kann dann bei dem „neuen“ Projekt der frühere Belehrungszeitpunkt in der Insiderliste vermerkt werden.

Eine weitere Erleichterung im Umgang mit Insiderlisten kann dadurch herbeigeführt werden, dass Per-sonen, die in „neuralgischen“ Projekten tätig sind, zeitlich bereits vor dem konkreten Vorliegen einer Insiderinformation – und damit auch zeitlich vor der eigentlichen Verpflichtung zur Führung der Insiderliste – prophylaktisch über das Insiderhandelsverbot und den entsprechenden Sanktionsrahmen belehrt werden. In diesem Fall hat die Belehrung bereits stattgefunden und braucht im Falle des späteren Eintritts der Insiderinformation bzw. im Rahmen der Anfertigung der Insiderliste nicht noch einmal nachgeholt werden. Auf diesem Wege lässt sich insbesondere die Gefahr vermeiden, dass Unternehmen ihrer Belehrungspflicht verspätet nachkommen und damit kapitalmarktrechtliche Vorschriften verletzen.

Praxistipp
Die vorstehenden Ausführungen haben gezeigt, dass es zweckmäßig ist, sich bereits frühzeitig und außerhalb insiderrelevanter Zeiträume und neuralgischer Projekte mit den Erfordernissen im Umgang mit Insiderinformationen und der Führung von Insiderlisten zu befassen. Neben der Bereithaltung eines entsprechenden „Instrumentariums für den Ernstfall“ lassen sich auf Seiten der verpflichteten Unternehmen hierbei durchaus auch verschiedene Erleichterungen in die Abläufe einbauen. Dies dürfte vor allem in komplexen Sachverhalten hilfreich sein, die sich im Umgang mit Insiderinformationen insbesondere ergeben, wenn man es mit längerfristigen bzw. mehrstufig gestreckten Projekten zu tun hat oder wenn es bei Vorliegen einer Insiderinformation eines zeitlichen Aufschubs der Veröffentlichung einer entsprechenden Ad-hoc-Mitteilung bedarf und die Insiderinformation länger anhaltend „in der Welt“ ist. 

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