Die Bundesregierung hat im Zuge des Entlastungspakets für die Monate Juni-August 2022 das sog. 9-Euro-Ticket ins Leben gerufen, mit dem für drei Monate der Nahverkehr in ganz Deutschland genutzt werden kann. Viele Arbeitgeber übernehmen für ihre Arbeitnehmer schon lange ganz oder teilweise die Kosten für ein Ticket im öffentlichen Nahverkehr. Nicht selten ist das individualvertraglich oder kollektivrechtlich über die Zahlung eines steuerfreien Zuschusses geregelt. Mit der Einführung des sog. 9-Euro-Tickets stellt sich für viele Arbeitgeber nun die Frage, wie die Übernahme der Kosten für dieses Ticket arbeits- und steuerrechtlich zu behandeln ist.
Voraussetzungen für eine steuerfreie Gewährung
Zuschüsse, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu deren Aufwendungen für Tickets für öffentliche Verkehrsmittel gewähren, sind hinsichtlich der Steuerbefreiung nach § 3 Nummer 15 EStG grundsätzlich auf die Höhe der Aufwendungen des Arbeitnehmers beschränkt.
Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den vom Arbeitnehmer selbst erworbenen Fahrberechtigungen, hat er als Nachweis der zweckentsprechenden Verwendung die vom Arbeitnehmer erworbenen und genutzten Fahrausweise oder entsprechende Belege (z. B. Rechnungen über den Erwerb eines Fahrausweises oder eine Bestätigung des Verkehrsträgers über den Bezug eines Jobtickets) zum Lohnkonto aufzubewahren.
Was passiert aber, wenn der zugesagte Arbeitgeberzuschuss die Aufwendungen des Arbeitnehmers übersteigt?
Das neue BMF Schreiben vom 30. Mai 2022 bietet für solche Fälle eine sinnvolle Vereinfachungsregelung: Für die Monate Juni, Juli und August 2022 wird es von der Finanzverwaltung für die Anwendung des § 3 Nummer 15 EStG aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet, wenn Zuschüsse des Arbeitgebers die Aufwendungen des Arbeitnehmers für Tickets für öffentliche Verkehrsmittel im Kalendermonat zwar übersteigen, soweit diese Zuschüsse die Aufwendungen bezogen auf das Kalenderjahr 2022 insgesamt nicht übersteigen.
Es wird somit eine Jahresbetrachtung zugelassen. Wichtig ist, dass auf das Kalenderjahr bezogen keine höheren Zuschüsse gezahlt werden, als die Aufwendungen des Arbeitnehmers für die ÖVPN–Karte.
Werden bezogen auf das Kalenderjahr 2022 insgesamt höhere Zuschüsse gezahlt, als der Arbeitnehmer Aufwendungen hatte, ist der Differenzbetrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.
Die gesamten nach § 3 Nummer 15 EStG steuerfrei gewährten Arbeitgeberzuschüsse sind vom Arbeitgeber zu bescheinigen. Sie mindern den im Rahmen der Werbungskosten als Entfernungspauschale bei den Arbeitnehmern abziehbaren Betrag.
Arbeitsrechtliche Regelungsbedarfe
Häufig sind in Arbeitsverträgen oder aber Betriebsvereinbarungen Regelungen zur Höhe des Arbeitgeberzuschusses zu einem Ticket des öffentlichen Nahverkehrs getroffen. Sofern dieser vereinbarte Zuschuss einen Betrag von EUR 9,00 monatlich übersteigt – was regelmäßig der Fall sein dürfte – ist hier im Rahmen der Abrechnung besondere Vorsicht geboten. Denn steuerfrei darf ein solcher Zuschuss in den Monaten Juni-August grundsätzlich nur noch in Höhe von EUR 9,00 gewährt werden bzw. es muss eine Jahresbetrachtung vorgenommen werden und auf das Kalenderjahr bezogen keine höheren Zuschüsse steuerfrei gewährt werden, als die Aufwendungen des Arbeitnehmers.
Die diese Summe übersteigenden Beträge sind dann als Bruttoarbeitslohn zu behandeln, der steuer- und sozialversicherungspflichtig für die Vertragsparteien ist.
Es bietet sich an, die Arbeitnehmer über diese Besonderheit in den nächsten Monaten zu informieren, um Streitigkeiten über die Frage der Höhe eines Zuschusses zu vermeiden.
