Das im Regierungsentwurf vorgelegte Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde vom Bundeskabinett am 13. März 2024 beschlossen und soll bei der Bekämpfung des sog. „Bürokratie-Burnout“ weiterhelfen. Nach bislang geltendem Recht sind Buchungsbelege grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Der Entwurf sieht vor, die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen auf 8 Jahre zu verkürzen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Erleichterung soll für alle Unterlagen gelten, deren Aufbewahrungsfrist am Tag nach der Verkündung des Gesetzes noch nicht abgelaufen ist.
Diese vorgeschlagene Maßnahme, die Teil eines breiteren Programms zur Modernisierung des Handelsrechts ist, hat bereits beträchtliche Diskussionen in der Geschäftswelt ausgelöst.
Gemäß den aktuellen Vorschriften müssen Unternehmen Buchungsbelege wie Rechnungen, Belege und Verträge für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahren. Dies diente traditionell dazu, die Integrität der Buchführung zu gewährleisten, Prüfungen zu ermöglichen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Fürsprecher dieser Änderung argumentieren, dass die aktuellen Aufbewahrungsfristen veraltet sind und nicht mehr zeitgemäß in der heutigen digitalen Geschäftswelt. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung von Buchhaltungsprozessen werden physische Buchungsbelege immer seltener verwendet. Stattdessen werden Dokumente zunehmend digitalisiert und elektronisch archiviert, was die Notwendigkeit einer langfristigen Aufbewahrung reduziert. Darüber hinaus wird argumentiert, dass eine kürzere Aufbewahrungsfrist die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft stärken könnte. Indem Unternehmen weniger Zeit und Ressourcen für die Archivierung von Buchungsbelegen aufwenden müssen, können sie sich stärker auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren und agiler auf Marktveränderungen reagieren.
Jedoch gibt es auch beachtliche Bedenken hinsichtlich dieser vorgeschlagenen Änderung. Kritiker warnen vor möglichen Risiken in Bezug auf die Steuerehrlichkeit und die Beweisführung in rechtlichen Auseinandersetzungen. Eine verkürzte Aufbewahrungsfrist könnte es schwieriger machen, Unregelmäßigkeiten aufzudecken oder Nachweise für steuerliche oder rechtliche Zwecke zu erbringen.
Ein weiteres Anliegen betrifft die Auswirkungen auf die Revision und die Jahresabschlussprüfung. Während eine kürzere Aufbewahrungsfrist den Aufwand für interne Buchhaltungsabteilungen verringern könnte, könnte sie gleichzeitig zu zusätzlichen Herausforderungen für den Abschlussprüfer führen, der darauf angewiesen ist, auf umfassende und gut dokumentierte Buchführungsinformationen zuzugreifen.
Es bleibt abzuwarten, ob im Rahmen des Gesetzgebungsverfahren die Entwurfsfassung in dieser Form verabschiedet wird. Wir halten Sie auf dem Laufenden!