Warum ist die Altersstrukturanalyse der Forderungen wichtig?
In der Finanzbuchhaltung und im Forderungsmanagement ist die Altersstrukturanalyse der Forderungen ein wesentliches Instrument zur Überwachung der Liquidität und zur Steuerung des Kreditrisikos. Unternehmen nutzen diese Analyse, um die Fälligkeitsstruktur ihrer ausstehenden Rechnungen zu bewerten und gezielte Maßnahmen zum Forderungsmanagement zu ergreifen. Ein ineffizientes Forderungsmanagement kann zu Liquiditätsengpässen und erhöhten Ausfallrisiken führen.

Was ist eine Aging-Analyse?
Die Aging-Analyse, auch als Altersstrukturanalyse bezeichnet, kategorisiert offene Forderungen nach ihrem Alter. Diese Strukturierung erfolgt in der Regel in verschiedene Zeitintervalle, beispielsweise:

• 0–30 Tage: Frisch ausgestellte Rechnungen, in der Regel noch im Zahlungsziel
• 31–60 Tage: Leichte Verzögerung, potenzieller Hinweis auf Zahlungsprobleme
• 61–90 Tage: Forderungen mit erhöhtem Ausfallrisiko
• über 90 Tage: Kritische Forderungen, oft mit Mahnverfahren oder Inkassoverfahren verbunden
   

Durch die Analyse dieser Zeitintervalle kann ein Unternehmen die Qualität seiner Forderungen bewerten und entsprechende Maßnahmen einleiten.

Ist eine grundsätzliche Fälligkeit der Forderungen festgelegt, kann mit Hilfe der Clusterbildung schnell ermittelt werden, wie viel Prozent der Summe der Forderungen überfällig sind. Wird beispielsweise festgelegt, dass die Forderungen nach 30 Tagen fällig sind, so sind alle Forderungen, die in die Cluster 2-5 fallen, als überfällig einzustufen. Je höher der Anteil der überfälligen Forderungen ist, desto höher ist auch das Ausfallrisiko der bestehenden Forderungen einzustufen.

Interessant ist ebenfalls ein Mehrjahresvergleich. So kann die Frage beantwortet werden, ob sich die Altersstruktur der Forderungen im Vergleich zum Vorjahr signifikant verändert hat und ob diese Veränderung eine Verbesserung oder Verschlechterung der Altersstruktur darstellt.

Stellt beispielsweise das Unternehmen U durch die Clusterbildung fest, dass 40% der Forderungen seit mehr als 30 Tagen überfällig sind, sollten die Gründe hierfür ermittelt und deren Werthaltigkeit hinterfragt werden. Durch ein Vorjahresvergleich kann verdeutlicht werden, ob es sich um eine wiederkehrende Eigenschaft der Forderung oder um eine jahresspezifische Auffälligkeit handelt. Liegt der Vorjahreswert beispielsweise bei 10% überfälligen Forderungen, ist es interessant zu erfahren, wie es zu dieser signifikanten Verschlechterung gekommen ist. Dabei sollte auch betrachtet werden, ob die Pauschalwertberichtigung angepasst wurde oder ob diese konstant geblieben ist.

Vorteile der Altersstrukturanalyse

1. Verbesserung des Liquiditätsmanagements
Ein gutes Forderungsmanagement ermöglicht eine genauere Planung der Liquidität. Unternehmen können durch die Analyse sicherstellen, dass sie über ausreichende finanzielle Mittel verfügen, um Verbindlichkeiten zu decken.

2. Frühzeitige Identifikation von Risiken
Durch die systematische Erfassung von Zahlungsfälligkeiten lassen sich potenzielle Ausfallrisiken frühzeitig erkennen. Unternehmen können gezielt Mahnprozesse einleiten oder mit Kunden individuelle Zahlungsvereinbarungen treffen.

3. Effizienzsteigerung im Forderungsmanagement
Mit einer strukturierten Aging-Analyse können Unternehmen gezielt Ressourcen auf Problemfälle konzentrieren und Inkassoverfahren effizienter steuern.

4. Bessere Bonitätsbewertung von Kunden
Eine kontinuierliche Analyse der Forderungen gibt wertvolle Einblicke in das Zahlungsverhalten von Kunden. Unternehmen können dadurch fundierte Entscheidungen bei der Vergabe von Zahlungszielen oder Kreditlinien treffen.

Best Practices zur Optimierung der Altersstrukturanalyse
Um eine effektive Aging-Analyse durchzuführen, sollten Unternehmen folgende Best Practices beachten:
 

• Regelmäßige Durchführung: Die Analyse sollte monatlich oder quartalsweise erfolgen, um stets aktuelle Daten zur Verfügung zu haben.
• Automatisierte Systeme nutzen: Moderne Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten integrierte Aging-Berichte, die eine schnelle und detaillierte Auswertung ermöglichen.
• Klare Mahnstrategien entwickeln: Abhängig vom Alter der Forderungen sollten definierte Mahnstufen mit Eskalationsprozessen bestehen.
• Kundenbeziehungen pflegen: Ein offener Dialog mit Kunden kann helfen, Zahlungsprobleme zu vermeiden oder gemeinsam Lösungen zu finden.

Fazit
Die Altersstrukturanalyse der Forderungen ist ein essenzielles Instrument für Unternehmen, um Liquidität und Forderungsmanagement zu optimieren. Durch eine systematische Überwachung der Forderungsstruktur lassen sich Risiken frühzeitig erkennen und gezielte Maßnahmen einleiten. Unternehmen, die eine Aging-Analyse konsequent umsetzen, verbessern nicht nur ihre finanzielle Stabilität, sondern auch ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

Unter Mitarbeit von Josephin Böhlecke und Maximilian Quak.