Der deutsche Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz am 27.03.2024 die Einführung einer E-Invoice (E-Rechnung) bereits zum 01.01.2025 beschlossen. 

Begründet wird die Einführung der E-Invoice mit der Förderung der Digitalisierung von Prozessen in der Wirtschaft. Ein einheitliches Rechnungsformat soll Unternehmen ermöglichen die Buchhaltungsvorgänge weitestgehend zu automatisieren. Ferner ist die E-Invoice lediglich der erste Schritt für die in Zukunft geplanten Meldepflichten in Form von Echtzeitreportings an die Finanzbehörden (transaktionsbezogene Meldepflicht); insbesondere für den innergemeinschaftlichen Leistungsaustausch.

Das Bundesministerium für Finanzen hat am 13.06.2024 einen Entwurf veröffentlicht, welcher sich mit den Fragen rund um die E-Invoice beschäftigt.

Begriff „E-Invoice“
Eine E-Invoice ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das bedeutet, dass für die E-Invoice grundsätzlich nur echte XML-Formate gelten, die von IT-Systemen zwischen Versender und Empfänger automatisch ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können. PDF- oder Bild-Dateien erfüllen die Anforderung an eine E-Invoice nicht. Die Übermittlung einer E-Invoice kann beispielsweise per E-Mail, über eine elektronische Schnittstelle oder als Download in einem (Kunden-) Portal erfolgen

Nach den Verlautbarungen des Bundesministeriums der Finanzen sowie der obersten Finanzbehörden sind der XStandard sowie das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 anerkannte Formate für die E-Invoice.

Das ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat. Sie trägt die Endung „.PDF und stellt eine Kombination aus einer unstrukturierten PDF-Datei und einer strukturieren XML-Datei dar. Dieses hybride Datenformat hat aus Empfängersicht den Vorteil, dass die PDF-Datei das für das menschliche Auge lesbare Bild der Rechnung enthält. Außerdem sind die XML-Bestandteile enthalten, die die automatisierte Verarbeitung der Rechnung erlauben.  

Bei einem hybriden Rechnungsformat ist die XML-Datei der sog. führende Teil der Rechnung. Im Falle einer Abweichung zwischen dem XML-Datensatz und der lesbaren PDF-Datei, gehen die Daten aus dem XML-Datensatz vor.

Für E-Invoice gilt ebenfalls die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren wie für Papierrechnungen (§ 14b UStG). 

Anwendungsbereich
Die Pflicht der Abrechnung mittels E-Invoice betrifft nur inländische Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (doppelter Inlandbezug). Demnach muss zukünftig nicht in allen Fällen eine E-Invoice erzeugt werden. Ausnahmen von der E-Invoice bestehen wie folgt:

• Rechnungen an Nichtunternehmer
• Rechnungen an ausländische Unternehmen
• Rechnungen von ausländischen Unternehmen (auch wenn diese in Deutschland registriert sind)
• Rechnungen über Umsätze, die im Ausland steuerbar sind (bspw. Montagelieferung im Ausland oder ruhende Lieferung im Reihengeschäft)
• Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (die den Vorsteuerabzug ausschließen).

Darüber hinaus gelten Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und für Fahrausweise nach § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV. Demnach können Unternehmer erfreulicherweise weiterhin Fahrscheine am Automaten erwerben. Allerdings muss zukünftig bei einem geschäftlichen Restaurantbesuch oder einer geschäftlichen Hotelübernachtung, die den Kleinbetrag nach § 33 UStDV von EUR 250,00 (brutto) übersteigt, eine E-Rechnung ausgestellt werden. Andernfalls hat der Unternehmer keine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug. 

Wichtig hervorzuheben ist, dass für Kleinunternehmer nach § 19 UStG langfristig keine Ausnahme oder Vereinfachungsregelung von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen vorgesehen ist. Dies könnte vor allem für den Betrieb von PV-Anlagen auf dem privaten Familienheim praktisch relevant werden, so dass eine Abrechnung mit dem Netzbetreiber zukünftig als E-Rechnung zu erfolgen hat. Alternativ kann die Abrechnung durch den Netzbetreiber mittels Gutschrift erfolgen.

Für den Rechnungsaussteller sind zeitliche Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027 vorgesehen, welche u.a. weiterhin die Ausstellung von Papierrechnungen erlauben. Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 gilt, dass für bis dahin ausgeführte Umsätze auch eine sonstige Rechnung zulässig ist. Papierrechnungen sind soweit weiterhin zulässig. Sofern, der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, gilt diese Regelung bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027.

Für den Rechnungsempfänger gibt es keine spezifischen Vereinfachungen. Daher müssen umsatzsteuerliche Unternehmer im Inland ab dem 01.01.2025 eine E-Invoice empfangen können (sog. Empfangspflicht). 

Nach allgemeinem Verständnis bedeutet die Empfangspflicht nicht, dass der Empfänger die erhaltene E-Invoice auch technisch verarbeiten können muss. Das Bundesministerium für Finanzen hat festgehalten, dass es grundsätzlich ausreichend ist, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.  Allerdings stellt der erhaltene Datensatz (E-Invoice) die materiell rechtliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug dar. Somit muss der Rechnungsempfänger bei Erhalt der E-Invoice prüfen, ob der Datensatz lesbar ist und sämtliche – für den Vorsteuerabzug – maßgebenden Rechnungsbestandteile enthält.  

Verträge sind weiterhin als Rechnung anzusehen, sofern die inhaltlichen Anforderungen des § 14 Abs. 4 UstG erfüllt sind. Besteht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Invoice bei einem Dauerschuldverhältnis (z.B. Mietverhältnisse), ist es ausreichend, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Invoice ausgestellt wird und der entsprechende Vertrag als Anhang beigefügt wird. Für Dauerschuldverhältnisse, die vor dem 01.01.2025 begründet worden sind, ist eine initiale E-Invoice zu erstellen.

Ausblick
Die vom Gesetzgeber eingeführte Verpflichtung zum Empfang von E-Invoice ab dem 01.01.2025 ist in Anbetracht der zeitlichen Dimension ambitioniert. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) soll mit einem gesonderten Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen angepasst werden, ein Zeitpunkt der Veröffentlichung ist jedoch noch nicht bekannt.

Die Umstellung auf E-Invoice bringt einen gewissen Umstellungsbedarf mit sich. Geeignete Softwarelösungen und eine entsprechende technische Infrastruktur müssen durchdacht und installiert werden.
Für kleine Unternehmen (Kleinunternehmer nach § 19 UStG und für Unternehmen mit wenigen Umsätzen) wird es hoffentlich eine autarke Softwarelösung geben. Es wäre wünschenswert, wenn die Finanzverwaltung eine kostenfreie Software für E-Invoice zur Verfügung stellen würde.