Möglichkeit virtueller Hauptversammlung bleibt erhalten – Künftige materielle „Annäherung“ von Präsenz- und virtueller Versammlung

Am 27. Juli 2022 ist das Gesetz zur Verstetigung der Regelungen zur virtuellen Hauptversammlung in Kraft getreten, das sich im Kern mit der künftigen Ausgestaltung der Aktionärsrechte im Rahmen der Mitwirkung und Teilnahme an Hauptversammlungen insbesondere von Aktiengesellschaften befasst. Hierbei wird der sog. virtuellen Hauptversammlung, wie sie in den letzten drei Jahren pandemiebedingt „state of the art“ war, ein Rechtsrahmen zugewiesen, auf dessen Grundlage die Gesellschaften auch künftighin rein virtuelle Aktionärstreffen bzw. Hauptversammlungen – ggf. auch im Wege sog. Hybridveranstaltungen – abgehalten werden können. Eine entsprechende Rechtsetzung war erforderlich geworden, da die übergangsweise geltende Pandemierechtsetzung bis Ende August 2022 befristet war.

Zentrales „Scharnier“ für die künftige Abhaltung virtueller Hauptversammlungen ist die Satzung der Gesellschaft. Diese kann künftig die generelle Abhaltung virtueller Hauptversammlungen vorsehen oder den Vorstand der Gesellschaft zu einer solchen Möglichkeit ermächtigen. Die Disposition hierüber obliegt mithin den Aktionären, die über entsprechende Satzungsänderungen mit entsprechend qualifizierter Mehrheit zu befinden haben.

Als „Übergangsjahr“ vorgesehen sind die verbleibenden Monate des laufenden Jahres und die Zeit bis Ende August 2023: Danach können Aktiengesellschaften ihre Hauptversammlungen auch ohne Satzungsänderung bereits in virtueller Form nach Maßgabe des neuen Rechts abhalten, wenn eine Einberufung bis zum 31.08.2023 stattfindet und ein entsprechender Vorstandsbeschluss nebst Zustimmung des Aufsichtsrats hierzu vorliegt. Dennoch empfiehlt es sich, das Thema Satzungsänderung im Rahmen der nächsten Hauptversammlung „anzugehen“ – und sei es nur aus dem Grunde, für die Zukunft eine entsprechende Flexibilität zu generieren.

Leitidee des neuen Gesetzes ist, die Ausübung der Aktionärsrechte (insbesondere Auskunftsrecht, Rederecht, Antragsrecht, Stimmrecht und Recht zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung) auch bei Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung uneingeschränkt sicherzustellen (BMJ: „Dreh- und Angelpunkt der neuen Regelungen“).

Das Gesetz sieht im Einzelnen vor:

a) In das AktG wird ein neuer § 118a als zentrale Vorschrift der virtuellen Hauptversammlung eingefügt. Die Entscheidung für die virtuelle Hauptversammlung bedarf einer Grundlage in der Gesellschaftssatzung, so dass die Aktionäre über deren Format entscheiden. Die Präsenzver-sammlung bildet damit weiterhin die Grundform der Hauptversammlung. Die Regelung in der Satzung oder eine entsprechende Ermächtigung des Vorstands muss auf bis zu fünf Jahre befristet werden, um die Legitimation der Entscheidung regelmäßig zu erneuern.

b) Die Abhaltung der Versammlung als virtuelle Hauptversammlung wird zum Schutz der Aktionäre u. a. an folgende Voraussetzungen geknüpft:
aa) Die gesamte Versammlung ist in Bild und Ton zu übertragen.

bb) Es ist die elektronische Stimmrechtsausübung der Aktionäre zu ermöglichen.

cc) Aktionäre müssen Anträge und Gegenanträge in der Versammlung im Wege der Videokommunikation stellen können.

dd) Die Aktionäre erhalten ein Auskunftsrecht im Wege elektronischer Kommunikation. Dieses Auskunftsrecht kann, wie in der Präsenzversammlung, ausschließlich im Versammlungstermin gewährt werden. Der Vorstand kann allerdings auch entscheiden, dass Aktionärsfragen bis spätestens drei Tage vor dem Versammlungstermin einzureichen sind.

Dann gilt Folgendes:

  • Die Fragen müssen bis einen Tag vor der Versammlung beantwortet werden. Die Aktionäre können in der Versammlung zu diesen Antworten nachfragen.

  • Zudem können die Aktionäre in der Versammlung Fragen zu neuen Sachverhalten stellen, die sie bis drei Tage vor der Versammlung nicht hätten stellen können.

  • Lediglich Fragen, die schon vor der Versammlung hätten eingereicht werden können, müssen im Versammlungstermin nicht mehr zugelassen und beantwortet werden. Der Versammlungsleiter kann diese Fragen aber zulassen.

ee) Zur Verbesserung der Transparenz ist der Bericht des Vorstands oder dessen wesentlicher Inhalt bereits sieben Tage vor der Versammlung den Aktionären zugänglich zu machen, sofern der Vorstand vorgegeben hat, dass Fragen der Aktionäre bis spätestens drei Tage vor der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen sind.

ff) Alle Aktionäre erhalten das Recht, Stellungnahmen im Vorfeld der Versammlung einzureichen, die den Aktionären zudem ebenfalls zugänglich zu machen sind.

gg) Es ist ein Rederecht in der Versammlung für die elektronisch zugeschalteten Aktionäre im Wege der Videokommunikation vorzusehen. Fragen, Nachfragen und Anträge dürfen in Redebeiträgen gestellt werden.

hh) Es ist den elektronisch zur Versammlung zugeschalteten Aktionären ein Recht zum Widerspruch zur Verfügung zu stellen.

c) Um Anfechtungsrisiken für die Gesellschaften abzumildern, werden die bestehenden Vorschriften des Aktiengesetzes, die Anfechtungsmöglichkeiten im Falle technischer Störungen begrenzen, auf die virtuelle Hauptversammlung ausgedehnt. Über solche technischen Störungen hinaus bleibt das Anfechtungsrecht eröffnet.

d) Die virtuelle Hauptversammlung enthält keine gesetzliche Begrenzung bezüglich in ihr zu behandelnder Gegenstände.

Neben Aktiengesellschaften erfasst das Gesetz auch Versammlungen verwandter Rechtsformen, wie namentlich Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA), Europäische Aktiengesellschaften (SE) und Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG). Auch für Generalversammlungen von Genossen-schaften treten nunmehr neue Regelungen zu digitalen Versammlungsformen in Kraft.