Am 16. Dezember 2022 hat der Bundestag das neue Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet. Alle betroffenen Unternehmen werden verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten und insoweit die Rollen und Entscheidungsbefugnisse zu definieren. Hierbei sollte die neue Rechtsprechung des BAG zur Ausschlussfrist nach § 626 Abs. 2 BGB bei außerordentlichen Kündigungen berücksichtigt werden.
Hinweisgeberschutzgesetz tritt voraussichtlich im Mai 2023 in Kraft
Mit fast einem Jahr Verspätung hat der Bundestag mit der Mehrheit der Ampel-Koalition das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Hinweisgeberschutzgesetz – „HinSchG“), beschlossen. Das Hinweisgeberschutzgesetz bedarf noch der Zustimmung durch den Bundesrat, der erst wieder am 10. Februar 2023 zusammentreten wird. Anschließend erfolgt die Verkündigung des Gesetzes im Bundesgesetzblatt und tritt es drei Monate später – also wahrscheinlich irgendwann im Mai 2023 – in Kraft. Eine Übergangsregelung sieht § 42 HinSchG nur für kleine Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten vor, die eine interne Meldestelle erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten müssen. Unabhängig von der Zahl der Beschäftigten müssen bestimmte in § 12 Abs. 3 HinSchG genannte Unternehmen (z.B. Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger usw.) interne Meldestelle einrichten und betreiben. Alle übrigen Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes, wie etwa das Verbot von Repressalien, gelten ab sofort mit Inkrafttreten des Gesetzes für alle Unternehmen.
Personal schulen und Rollen definieren
§ 12 Abs. 1 HinSchG verpflichtet Unternehmen, bei ihnen mindestens eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte mit Hinweisen über Rechtsverstöße melden können. Das Unternehmen kann eine bei dem Unternehmen beschäftigte Person, eine aus mehrere beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit (Abteilung) oder einen Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betrauen (§ 14 Abs. 1 HinSchG). Der Rechtsausschuss des Bundestages hat in seiner Beschlussempfehlung, die der Bundestag angenommen hat, sich für die sog. Konzernlösung ausgesprochen, wonach in einem Konzern Dritter i.S.d. § 14 Abs. 1 HinSchG auch eine andere Konzerngesellschaft sein kann (vgl. BT-Drs. 20/4909, S. 56).
Der internen Meldestelle sind die notwendigen Befugnisse einzuräumen, damit sie ihre Aufgaben nach dem Gesetz wahrnehmen kann, insbesondere, um Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen. Die zur internen Meldestelle benannten Personen müssen zu dem Verfahren nach § 17 HinSchG geschult sein und hinreichende Sachkunde besitzen, um ggf. in Zusammenarbeit mit externen Beratern (z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater und/oder Wirtschaftsprüfer), eingehende Meldungen bearbeiten und angemessene bzw. die richtigen Folgemaßnahmen ergreifen zu können. Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt insoweit keine ausdrücklichen Anforderungen an die Qualifikation der zur internen Meldestelle benannten Personen. In Betracht kommen somit insbesondere Leiter oder Beschäftigte von Compliance-, Personal- und Rechtsabteilungen.
Rechtsprechung zur Ausschlussfrist nach § 626 Abs. 2 BGB bei Kündigungen
Nach § 626 Abs. 2 BGB kann eine außerordentliche Kündigung nur innerhalb von zwei Wochen erfolgen. Die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem der Kündigungsberechtigte von den für die Kündigung maßgebenden Tatsachen Kenntnis erlangt. Maßgeblich für den Beginn der Frist ist die Kenntnis von sämtlichen Tatsachen, die eine Entscheidung dahin erlauben, ob dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses zugemutet werden kann oder nicht. Zu den maßgebenden Tatsachen gehören sowohl die für als auch die gegen die Kündigung sprechenden Umstände. Das umfasst nach neuerer Rechtsprechung auch diejenigen Umstände, die das Gewicht einer Pflichtverletzung im Geflecht von weiteren an einem Fehlverhalten beteiligten Arbeitnehmern betreffen (vgl. BAG Urt. v. 5. Mai 2022 – 2 AZR 483/21). Ein Arbeitgeber sollte daher grundsätzlich den Abschluss der internen Ermittlungen zur Aufklärung von Pflichtverletzungen abwarten und nicht auf Grundlage von Zwischenberichten eine Kündigungsentscheidung treffen. Dabei ist jedoch streng zu unterscheiden von Ermittlungen, mit denen jenseits der Identifikation und Gewichtung bereits begangener Pflichtverstöße unternehmensbezogene (Präventions-)Ziele verfolgt werden, die grundsätzlich nicht mehr der Aufklärung der für die Entscheidung über den Fortbestand eines Arbeitsverhältnisses relevanten Tatsachen dienen.
Dokumentation über Entscheidungsbefugnisse schaffen
Kündigungsberechtigte Person i.S.d. § 626 Abs. 2 BGB sind die Geschäftsführer oder Vorstände der Gesellschaft und soweit diese selbst betroffen sind, die Gesellschafter oder der Aufsichtsrat. Wer daneben auf der Ebene der sonstigen Führungskräfte berechtigt sein soll, über Entlassungen von Mitarbeitern eigenständig zu dürfen, können die Geschäftsführer bzw. Vorstände frei entscheiden. Wir raten bei der Einrichtung interner Meldestellen dazu, die Entscheidungskompetenz für Entlassungen, insbesondere anlässlich interner Meldungen, nicht bei denjenigen Personen zu verorten, die interne Meldungen bearbeiten, um einen vorschnellen Beginn der Frist nach § 626 Abs. 2 BGB – beispielweise im Falle von Verdachtskündigungen – zu vermeiden. Ferner sollte insoweit eine Dokumentation geschaffen werden, die als Beweis im Gerichtsprozess verwertet werden kann. Davon zu unterscheiden ist die übliche Unterschriftenregelung nach dem Vier-Augen-Prinzip.
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