De populairste rechtsvorm voor ondernemers in Duitsland is een GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung). Letterlijk is een GmbH dus een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid en is meestendeels vergelijkbaar met de besloten vennootschap in Nederland of België. Binnen het Duitse ondernemingsrecht is de GmbH een vennootschap met een eigen rechtspersoonlijkheid. Voor het zaken doen is die belangrijk, want om deze reden kan een GmbH juridisch zelfstandig opereren en ook overeenkomsten of afspraken ingaan met derden of met de eigenaar zelf.

Een ander voordeel van een GmbH is vanzelfsprekend de risicobeperking. Komt de GmbH in de problemen dan blijft de rest van u de onderneming “buiten schot”. Nog een voordeel is dat de GmbH zeer flexibel is in vergelijking met de Duitse naamloze vennootschap (Aktiengesllschaft). Er is dus een groot vrijheid als het gaat om de vormgeving van de statuten en de oprichting zelf is minder geformaliseerd. Maar wat zijn de belangrijkste kenmerken van een GmbH en hoe wordt een GmbH opgericht? Dit gebeurt in principe in vier stappen:

Stap 1 – Oprichtingsakte
Een GmbH kan worden opgericht door een of door meer natuurlijke of rechtspersonen. Ook buitenlandse vennootschappen kunnen een vennoot zijn in een GmbH. In ieder geval moet u voor de oprichting van een GmbH een Duitse notaris. Daarvoor heeft u alleen maar drie documenten nodig: een oprichtingsbesluit, de statuten (Gesellschaftsvertrag) en het aandeelhoudersregister.

Het minimumkapitaal van een GmbH is € 25.000 waarvan ten minste € 12.500 bij de oprichting moet worden betaald. Het zo ingebrachte kapitaal is geen deposito, maar vertegenwoordigt een echt bedrijfsvermogen en kan worden ingezet voor het operationeel werk van de onderneming. Het mag alleen maar niet worden terugbetaald aan de aandeelhouders onder andere omstandigheden dan een formeel liquidatie. Een inbreng van een machine of andere activa in natura (zo genoemde Sacheinlage) is dus ook mogelijk. Als dit bedrag niet kan worden opgebracht is het ook mogelijk – maar in Duitsland veel minder gebruikelijk – om een soort mini-GmbH, een zogenoemde ondernemingsmaatschappij met beperkte aansprakelijkheid (UG haftungsbeschränkt) met alleen een euro minimumstartkapitaal op te richten. In de praktijk wordt bij Duitse partners, maarechter niet graag gezien.

Zowel de GmbH als de UG kent verschillende organen: de bestuurder (Geschäftsführer), de Algemene Vergadering (Gesellschafterversammlung) en – regelmatig niet verplicht – de raad van commissarissen (Aufsichtsrat). Maar – anders als in Nederland – het is in een GmbH verplicht een natuurlijk persoon als bestuurder te stellen, die in bepaalde gevallen persoonlijk aansprakelijk kan zijn. Wel strekt In Duitsland deze aansprakelijkheid ook verder dan in Nederland. De bestuurder wordt benoemd in het oprichtingsbesluit en kan later worden gewisseld per besluit.

Als het oprichtingsbesluit is genomen en notarieel bekrachtigd het aandeelhoudersregister (Gesellschafterliste) kan worden opgezet. Dit gaat via de notaris die ook de aandeelhouders gaat  inschrijven. 
Sinds 2023 is het ook mogelijk de notariële akte van oprichting online te bevestigen. Hoewel de mogelijkheid om een bedrijf online op te richten voor ondernemers positieve blijkt, worden in Duitsland strenge eisen gesteld aan deze weg van oprichting. Hiervoor dient u zich het eerst te registreren en te legitimeren op de website van de Kamer van Notarissen (Bundesnotarkammer). Anders is het natuurlijk ook mogelijk om een vertegenwoordiger aan te wijzen voor de notariële beslissingen.

Stap 2 – Storting van het Aandelenkapitaal
Als de kapitaalinbreng volledig is gestort, zijn de aandeelhouders principe niet aansprakelijk tegenover crediteuren. Dus is de betaling van het aandelenkapitaal (Stammkapital) een belangrijke stap. Om een GmbH op te richten, heeft de GmbH dus een bankrekening nodig. Deze kan in principe ook bij een Nederlandse bank worden geopend. Regelmatig wil de notaris of het register maar ook bewijs van de storting om de GmbH in te kunnen inschrijven (Stap 3). Dus is een rekening bij een Duitse bank wel handig. 

Zodra het aandelenkapitaal is gestort, kan de bestuurder via een notaris de inschrijving van de GmbH in het handelsregister aanvragen.

Stap 3 – Inschrijven in de Registers
Ook moet u de GmbH verplicht inschrijven in het handelsregister en de UBO register. Maar alleen inschrijving in het handelsregister is constitutief. Deze gaat regelmatig binnen twee weken nadat de notaris de aanvraag heeft ingediend. Vervolgens ontvangt u een inschrijvingsbewijs van het Handelsregister.

Als de GmbH is ingeschreven in het Handelsrgister moet u de GmbH nog aanmelden bij de belastingdienst en het handelskantoor (Gewerbemeldestelle) van de gemeente waarin de GmbH is gevestigd.

Stap 4 – Aan de Slag!

Regelmatig bent u dus binnen vier weken volledig kaar om in Duitsland geweldig succes te maken. Als dit voor u te lang duurt, is er ook de optie om een volledig opgerichte GmbH te kopen bij een aantal speciale leveranciers.

Wilt u nu in Duitsland actief worden?
Het team van Esche staat altijd klaar om u te adviseren. Daarnaast helpen we u ook graag met onze accountant bij de praktische uitvoering van het day-to-day bedrijf.