Nicht nur für börsennotierte Unternehmen besteht die Pflicht, im Falle des Vorliegens von Insiderinformationen Insiderlisten zu führen.

Das Maß aller Dinge für den Rechtsrahmen im Umgang mit Insiderinformationen ist die EU-Marktmissbrauchsverordnung aus dem Jahre 2016. Über die genannte unmittelbar geltende Verordnung hinaus wurden in der Folge einer Reihe nachrangiger Regelwerke zur näheren Konkretisierung in Kraft gesetzt. Thematisch erstreckt sich das Marktmissbrauchsregime insbesondere auf die rechtliche Ausgestaltung des Insiderhandels- und -weitergabeverbots sowie der Ad-hoc-Publizitätspflicht, die Erfassung meldepflichtiger Geschäfte von Führungskräften (sog. Directors‘ Dealings) und die Pflicht zur Führung von Insiderlisten im Falle des Bekanntwerdens von Insiderinformationen. Während die genannten Regelungen zuvor nach Maßgabe des Wertpapierhandelsgesetzes (WpHG) maßgeblich für börsennotierte Unternehmen („Emittenten“) mit zum geregelten Markt zugelassenen Wertpapieren (insbesondere Aktien) galten, gelten die Anforderungen des Marktmissbrauchsregimes nunmehr auch in Bezug auf Unternehmen, die ihre Wertpapiere in den Freiverkehr einer Börse bzw. eines sog. Multilateralen Handelssystems einbezogen oder an einer solchen Einbeziehung aktiv mitgewirkt haben („Freiverkehrstitel“). Die aufsichtsrechtliche Zuständigkeit für die genannten Bereiche obliegt der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), der im Falle von Verstößen ein mittlerweile erheblich verschärftes Sanktionsregime zur Verfügung steht.

In Bezug auf die Pflicht zur Führung von Insiderlisten gelten dabei im Wesentlichen die folgenden Rahmenbedingungen:

Eine Insiderliste ist im Falle des Vorliegens und Bekanntwerdens von Insiderinformationen – kurz gesagt: nicht öffentlich bekannte bedeutsame bzw. kursrelevante Umstände auf Seiten des Emittenten/Freiverkehrstitels – in elektronischer Form zu führen. Verbunden hiermit ist die Aufnahme interner und externer Personen (mit verschiedenen persönlichen Daten), die Kenntnis von der Insiderinformation erlangen, sowie die schriftliche und nachweisbare Belehrung dieser Personen über das Insiderhandels- und -weitergabeverbot und das hiermit verbundene Sanktionsregime. Die zur Führung von Insiderlisten verpflichteten Unternehmen können wahlweise sog. permanente Insiderlisten (mit Personen, die regelmäßig Zugang zu Insiderinformationen haben und generell belehrt sind) oder anlassbezogene Insiderlisten führen, die sich auf konkrete insiderrelevante Ereignisse bzw. Vorgänge und die hierbei involvierten Personen beziehen. Soweit die Insiderlisten in einem elektronischen Format zu führen sind, müssen hieraus auch nachträgliche Änderungen, Ergänzungen und Aktualisierungen hervorgehen, die gespeichert und auf Anforderung der BaFin zur Verfügung gestellt werden müssen.

Über die genannten Emittenten und Freiverkehrstitel hinaus, gelten die Anforderungen an das Führen von Insiderlisten insbesondere auch für sonstige Dienstleister, die im Auftrag der dieser Unternehmen tätig werden und im Rahmen ihrer Mandatierung Kenntnis von Insiderinformationen erlangen (namentlich Rechtsanwälte, Steuerberater, Investor-Relations-Agenturen, Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer, externe Buchhalter). Die betreffenden (vielfach juristischen) Personen sind verpflichtet, eigene Insiderlisten zu führen und die bei ihnen im Rahmen des betreffenden Auftrags tätigen Personen in der oben beschriebenen Form zu belehren.

Vorsorglich sei noch einmal erwähnt, dass für den gesamten Zeitraum des Vorliegens von Insiderinformationen ein Insiderhandels- und -weitergabeverbot besteht. Dieser Zeitraum ist regelmäßig erst dann beendet, wenn die relevante Information von dem betreffenden Unternehmen (Emittent/Freiverkehrstitel) mittels einer sog. Ad-hoc-Mitteilung öffentlich bekannt gemacht worden ist. Hierbei ist zu beachten, dass solche generell unverzüglich vorzunehmenden Mitteilungen seitens des Unternehmens unter Umständen zunächst über einen gewissen Zeitraum aufgeschoben werden können und dann auch erst nachträglich öffentlich bekannt gemacht werden müssen; in diesem Fall dauern der „neuralgische“ Zeitraum der Insiderinformation und die insoweit bestehenden Verbote während des Aufschubs an, und auch die Insiderliste ist während des Aufschubs fortzuschreiben. Andererseits ist selbst bei Insiderinformationen, die „nur kurz in der Welt sind“ und zügig im Wege der Ad-hoc-Publizität veröffentlicht werden, regelmäßig eine Insiderliste mit den Personen anzulegen, die vorübergehend bzw. kurzzeitig von dem insiderrelevanten Vorgang Kenntnis erlangt haben. Überdies duldet die Erstellung der Insiderliste im Falle sich konkret abzeichnender oder bereits eingetretener Insiderinformationen grundsätzlich auch keinen Aufschub. 

Praxistipp
Die Verantwortlichkeit zur Führung von Insiderlisten obliegt regelmäßig der Geschäftsleitung der betreffenden Unternehmen (Emittenten, Freiverkehrstitel) sowie den jeweils verantwortlichen Personen bzw. Mandatsführern auf Seiten beauftragter Dienstleister. Zudem sollte bei den zur Führung von Insiderlisten Verpflichteten die jeweilige IT-Abteilung schon frühzeitig bzw. prophylaktisch mit den technischen Erfordernissen vertraut gemacht werden, die sich im Zusammenhang mit der elektronischen Führung der Listen ergeben. Sinnvoll kann zudem sein, eine generelle bzw. permanente Insiderliste anzulegen, denn die dort aufgeführten und belehrten Personen brauchen im Falle des späteren konkreten Eintritts von Insiderinformationen – und angesichts des dann ggf. bestehenden Zeitdrucks – nicht erneut belehrt zu werden. Im Übrigen sollte auf Seiten der Verpflichteten eine konkrete Person als Insiderlisten-Beauftragter bestimmt werden und die Vertraulichkeit angefertigter Insiderlisten sichergestellt sein.